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Archivierung und Dokumenten- management

Elektronische Archivierung bietet transparente, rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage von Dokumenten, Mails und Unternehmensinformationen.

Die Gesetze GoBD und GDPdU der Bundesregierung regeln die Aufbewahrung von handelsrechtlich und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumenten in elektronischer Form. Bei Nicht-Einhaltung drohen hohe Strafen.

Die elektronische Archivierung bietet neben Papierersparnis auch mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und ermöglicht eine rechtskonforme sowie revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Dies gilt gleichermaßen für alle elektronische Dateien und E-Mails.


Die Verbesserung des Workflows im Unternehmen ist ein wesentlicher Vorteil von Dokumentenmanagement-Systemen. Automatisierter Versand und Empfang von Rechnungen und Dokumenten, inkl. Übergabe relevanter Daten an Drittsysteme per Schnittstelle erleichtern die tägliche Arbeit und lassen mehr Zeit für die eigentlichen unternehmerischen Aufgaben. Auch automatische Aufgaben wie z.B. eine Prüfung von zwei oder mehr Personen ab einer bestimmten Rechnungssumme kann vollautomatisch erfolgen.

Das von PROKOM eingesetzte E-Mail-Management ist viel mehr als nur Archivierung von elektronischer Post. Wichtige geschäftliche Nachrichten und deren Anhänge müssen zentral recherchierbar und besonders sicher aufbewahrt werden. Einzigartig ist hierbei die automatische Verknüpfung zu bestehenden Abläufen und Workflows.


Die Fertigstellung eines Projektes oder Geschäftsvorgangs hat oft die Übergabe von Dokumenten zur Folge. Die Export-Funktion lagert auf einfache Weise gewünschte Dokumentenbestände aus, um diese Dritten zur Verfügung zu stellen.




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